Belgelendirme Danışmanlığı


Belgelendirme danışmanlığı, bir işletme, organizasyon veya kurumun ulusal ya da uluslararası standartlara uygun şekilde belge veya sertifika alması sürecinde rehberlik ve destek hizmeti sunan bir danışmanlık türüdür. Bu hizmet, genellikle kalite yönetim sistemleri, çevre yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği, bilgi güvenliği gibi alanlarda alınan belgeler için sağlanır.

Belgelendirme danışmanlığı, kuruluşlara dünya standartlarına uygun bir yönetim anlayışı kazandırmak adına oluşturulan sistemlerdir. Bu sistemler ile birlikte kuruluşlar daha sürdürülebilir yönetim alt yapısına sahip olurlar. Kuruluşlar, firma içi faaliyetlerini bir sistematiğe göre gerçekleştirdiklerinde; karmaşadan uzak daha düzenli ve yönetilebilir bir alt yapıya sahip olacaklardır. İşte yönetim sistemleri bu yüzden gereklidir.  Yönetim sistemlerinin bu olanakları sağlaması ise temelinde dokümantasyon, süreç yönetimi ve sürekli iyileştirmenin olması ile mümkündür.

  1. İhtiyaç Analizi
    • Hangi standart veya belgenin gerekli olduğunu belirleme (örneğin, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, vb.).
    • İşletmenin mevcut durumunu ve uyum seviyesini analiz etme.
  2. Hazırlık Süreci:
    • İlgili standartların gerekliliklerini karşılamak için işletme süreçlerini iyileştirme.
    • Dokümantasyon oluşturma (prosedürler, talimatlar, kayıtlar, vb.).
  3. Eğitim ve Bilgilendirme
    • Çalışanlara ve yöneticilere standartlar hakkında eğitim verme.
    • Bilinç ve yetkinlik seviyesini artırma.
  4. Uygulama Desteği
    • Standartların günlük işleyişte uygulanmasını sağlama.
    • Süreçlerin takip edilmesi ve optimize edilmesi.
  5. Denetim Hazırlığı
    • İç denetimlerin yapılmasını sağlama.
    • Belgelendirme kuruluşu tarafından yapılacak dış denetimlere hazırlık.
  6. Belgelendirme Süreci
    • Belgelendirme kuruluşu ile iletişim kurma ve koordinasyonu sağlama.
    • Sertifikasyon sürecinde danışmanlık desteği sunma.

Belgelendirme Danışmanlığı Kimler İçin Gereklidir

  • Kalite ve güvence sistemlerini belgelendirmek isteyen şirketler.
  • İhracat yapan veya uluslararası standartlara uyum göstermek isteyen işletmeler.
  • Müşteri taleplerine veya yasal düzenlemelere uyum sağlamak zorunda olan kuruluşlar.

Bu süreç, işletmenin uluslararası tanınırlık kazanmasına, müşteri memnuniyetini artırmasına ve süreçlerini optimize etmesine yardımcı olur.

Belgelendirme Danışmanlığında Neler Yapar ?

  • İşletme adına stratejik yönetim teknikleri geliştirerek maliyeti azaltır, ciroyu arttırır.
  • İşletmenin rekabet gücünü arttırarak, işletmeyi uluslararası pazara hazırlar.
  • İç organizasyonu güçlendirir, yönetim ve karar verme sürecini geliştirir.
  • Müşteri portföyünü genişleterek, finansal kaynakları arttırır.
  • Vergi yükünü azaltarak, kurum adına genel anlamda verimliliği arttırır.
  • Yönetim sistemleri sertifikasının alınabilmesi için gerekli olan ön hazırlık aşamasını tamamlar.
  • Kurumu denetime hazırlayarak ilgili; Prosedür, talimat, organizasyon şeması, risk analizleri, çevre faktörleri, isg mevzuatlar vb. hususlarda kuruluşa destek sağlar. 

Belgelendirme Danışmanlığı Hangi Standartlarda Uygulanabilir

Belgelendirme danışmanlığı kapsamında uygulanabilir standartlar, sektör ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak değişir.

1. Kalite Yönetimi Standartları

  • ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi Standardı.
    Her sektörde kaliteyi artırmaya yönelik uygulanabilir.
  • ISO 13485: Tıbbi Cihazlar için Kalite Yönetim Sistemi.

2. Çevre Yönetimi Standartları

  • ISO 14001: Çevre Yönetim Sistemi Standardı.
    Çevresel etkileri yönetmek isteyen kuruluşlar için uygundur.
  • EMAS (Eco-Management and Audit Scheme): Avrupa Birliği’nin çevresel yönetim ve denetim sistemi.

3. İş Sağlığı ve Güvenliği Standartları

  • ISO 45001: İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı.
    Çalışan sağlığını ve güvenliğini artırmak için uygundur.

4. Bilgi Güvenliği ve BT Standartları

  • ISO/IEC 27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı.
    Bilgi güvenliğini yönetmek isteyen kuruluşlar için uygundur.
  • ISO/IEC 20000: BT Hizmet Yönetimi Sistemi Standardı.
  • ISO/IEC 22301: İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı.

5. Gıda Güvenliği ve Tarım Standartları

  • ISO 22000: Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı.
  • HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points): Gıda güvenliği risklerinin yönetimi.
  • GlobalG.A.P.: Tarım ürünlerinin sürdürülebilir üretimi için standart.

6. Enerji ve Sürdürülebilirlik Standartları

  • ISO 50001: Enerji Yönetim Sistemi Standardı.
    Enerji verimliliğini artırmak için uygundur.
  • ISO 14064: Sera Gazı Yönetim ve Raporlama Standardı.

7. Sektöre Özgü Standartlar

  • AS 9100: Havacılık ve Uzay Endüstrisi için Kalite Yönetim Sistemi Standardı.
  • IATF 16949: Otomotiv Sektörü Kalite Yönetim Sistemi Standardı.
  • GMP (Good Manufacturing Practices): İlaç ve kozmetik sektöründe iyi üretim uygulamaları.

8. Sosyal Sorumluluk ve İş Etiği Standartları

  • SA 8000: Sosyal Sorumluluk Yönetim Sistemi Standardı.
  • ISO 26000: Sosyal Sorumluluk Kılavuzu.

9. Risk ve Yönetim Standartları

  • ISO 31000: Risk Yönetimi Standardı.
  • ISO 37001: Yolsuzlukla Mücadele Yönetim Sistemi Standardı.

10. Eğitim ve Hizmet Sektörü Standartları

  • ISO 29993: Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Standardı.
  • ISO 21001: Eğitim Kurumları Yönetim Sistemi Standardı.

11. Diğer Önemli Standartlar

  • ISO 17025: Test ve Kalibrasyon Laboratuvarları Yeterlilik Standardı.
  • FSSC 22000: Gıda Güvenliği Sertifikasyon Sistemi.

Bu standartların uygulanabilirliği, işletmenin büyüklüğüne, sektörüne, faaliyet alanına ve müşterilerinin ihtiyaçlarına bağlıdır.

Belgelendirme Danışmanı Süreci Nasıl Yürütür

Belgelendirme danışmanları, bir kuruluşun belirli bir standarda uygun hale gelmesi ve sertifikasyon sürecini başarıyla tamamlaması için kapsamlı bir rehberlik ve destek hizmeti sunar.

1. İhtiyaç Analizi ve Planlama

  • Mevcut Durum Analizi:
    Şirketin mevcut süreçlerini, politika ve prosedürlerini inceleyerek standart gerekliliklerine uygunluğunu değerlendirir.
  • Standart Seçimi:
    İşletmenin ihtiyaçlarına ve sektörüne uygun standart veya standartları belirler.
  • Eylem Planı Hazırlığı:
    Belgelendirme sürecinin aşamalarını, zaman çizelgesini ve sorumlulukları tanımlayan bir plan oluşturur.

2. Eğitim ve Bilgilendirme

  • Çalışan Eğitimi:
    Çalışanlara ve yöneticilere standartların temel prensipleri, gereklilikleri ve işletme içindeki uygulanış şekilleri konusunda eğitim verir.
  • Farkındalık Artırma:
    Çalışanların yeni sistemlere adapte olmasını kolaylaştırmak için farkındalık çalışmaları yapar.

3. Dokümantasyon Hazırlığı

  • Politika ve Prosedürler:
    Standartlara uygun politikalar, prosedürler, talimatlar ve kayıt sistemleri oluşturur.
  • Yönetim Sistemi Dokümanları:
    İlgili standart için gerekli olan dokümantasyonu (örneğin, kalite el kitabı, süreç dokümantasyonu, iş talimatları) hazırlar veya revize eder.

4. Uygulama ve Takip

  • Süreç İyileştirme:
    Mevcut süreçlerin standartlara uygun hale getirilmesi için gerekli düzenlemeleri önerir ve uygular.
  • Pilot Uygulamalar:
    Yeni sistemlerin etkinliğini ölçmek ve iyileştirmek için deneme uygulamaları gerçekleştirir.

5. İç Denetim Desteği

  • İç Denetim Planlama ve Yürütme:
    Sertifikasyon öncesinde iç denetimler düzenler ve eksikliklerin giderilmesi için yol gösterir.
  • Gap Analizi (Boşluk Analizi):
    Standart ile işletmenin mevcut durumu arasındaki farkları belirler ve eksiklerin giderilmesi için çözüm önerir.

6. Belgelendirme Kuruluşuyla Koordinasyon

  • Denetim Süreci Hazırlığı:
    Sertifikasyon kuruluşunun yapacağı denetim için işletmeyi hazırlar.
  • Denetimlere Eşlik Etme:
    Sertifikasyon denetimleri sırasında işletmeye rehberlik eder ve denetçilerle iletişimi kolaylaştırır.

7. Sertifikasyon Sonrası Destek

  • Sürekli İyileştirme:
    Sertifikasyon alındıktan sonra sistemin devamlılığını sağlamak için destek verir.
  • Periyodik Denetimlere Hazırlık:
    Yenileme veya gözetim denetimleri öncesinde işletmenin eksiklerini tespit eder ve çözüm yolları sunar.

Belgelendirme Danışmanlığının Firmaya Katkıları

  • Zaman Kazandırır:
    Standartlara hızlı ve doğru bir şekilde uyum sağlanmasını kolaylaştırır.
  • Riskleri Azaltır:
    Eksik veya yanlış uygulamalardan doğabilecek denetim başarısızlıklarını önler.
  • Maliyet Verimliliği Sağlar:
    Uygun süreçler ve etkin yönetimle gereksiz harcamaların önüne geçer.

Belgelendirme danışmanları, işletmenin hem iç işleyişini hem de dış itibarını güçlendiren bir köprü görevi görür.

“Daha ayrıntılı bilgi için Danışmanlık Departmanı ile iletişime geçebilirsiniz.”